TRAO ĐỔI VÀ LÀM VIỆC QUA EMAIL | 3/3

Đây là bài thứ ba (những bài cần đọc nhất) trong loạt bài Liên Lạc Giao Tiếp.

Nếu ai đó cần (chủ động) liên lạc với tôi thì do tôi ít dùng điện thoại nên họ sẽ đi theo trình tự sau đây:

- đọc ít nhất 3 bài trong loạt Tự Giới Thiệu để có một nhìn nhận ban đầu về tôi (bước 1 hay là nền tảng)

- hỏi email (bước 2)

- trao đổi và làm việc qua email (bước 3)

- nếu hợp căn tính, chúng tôi sẽ có nhu cầu nhắn tin, tôi khuyến khích họ dùng LINE hoặc một ứng dụng nào đó mà hai bên đồng thuận (bước 4)

Bài này tôi viết rõ hơn về bước 3.

***

Trong việc trao đổi và làm việc qua email, do tôi dùng Gmail nên tôi chọn Drive để đồng bộ.

A. 

Nếu thư ngắn, tôi soạn và gửi trực tiếp.

B. 

Nếu thư dài, tôi soạn thành văn bản, tạo một thư mục Drive và lưu văn bản vào đó.

a. Tôi bật văn bản ở chế độ có thể chỉnh sửa để họ có thể trực tiếp trả lời vào trong văn bản đó. Lý do tôi chọn cách này là để tránh 2 bên gởi lại gởi qua nhiều thư gây phân tâm và khiến thông tin bị nhiễu. Việc thu gom hết vào một văn bản tôi nghĩ sẽ giữ tập trung cho cả bên.

b. Trường hợp cần bổ sung hay chỉnh sửa một ý nào đó mà không muốn soạn thêm vào văn bản sẵn có thì có thể chọn cách đăng ở khung bình luận. Chỉ cần tô đoạn cần làm rõ, bổ sung rồi sau đó biên chữ vào khung bình luận.

c. Nếu có ý nào đó quá dài hoặc cần diễn giải bằng ngôn từ (và tin rằng chỉ có nói mới rõ ý), tôi sẽ ghi âm thành mp3 và cũng bổ sung vào thư mục đó. Người nhận chỉ cần bấm vào đường dẫn thì có thể nghe được (mở trên máy tính). Nếu dùng điện thoại, họ cần cài Drive để có thể tương thích ứng dụng và nghe được phần ghi âm. Khi ghi âm tôi đều có văn bản tóm lược nội dung. Nếu cần phản hồi hay trao đổi thêm họ có thể quay trở lại văn bản tóm lược đó và tiến hành theo cách đã đề cập ở gạch đầu dòng trên.

d. Khi tạo nội dung (văn bản, âm thanh) và lưu vào một thư mục thì thư mục đó xem như tài sản giữa 2 người. Hai bên càng đóng góp (một cách tự nguyện) và gìn giữ (bảo mật) thì cả hai hưởng được sự giàu có tài nguyên.

e. Một lần tạo nội dung (văn bản, ghi âm), tôi sẽ đặt tên các tập tin một cách đồng nhất để đánh dấu tiện cho việc sắp xếp và lưu trữ. Chẳng hạn, ở lần tạo nội dung đầu tiên, tất cả các tập tin sẽ có sẽ 1 đứng đầu trong phần tên. Lần tạo tiếp theo tôi đặt số 2 đứng đầu và tiếp tục như thế.

f. Thay vì ghi âm, có lúc tôi ghi hình. Ở diễn biến này, mọi việc sẽ thuận lợi hơn với người nhận. Bởi vì tập tin được ghi sẽ được lưu trên youtube với chế độ không công khai. Họ không cần phải cài đặt ứng dụng nào cả. Chỉ cần bấm vào đường dẫn là đã có thể xem được. Tương tự như ghi âm, khi ghi hình, tôi cũng có văn bản tóm lược nội dung. Nếu cần trao đổi, phản hồi, người nhận có thể để lại suy nghĩ của mình ngay dưới khung bình luận bên dưới băng hình. Hoặc họ có thể chọn cách đã đề cập ở gạch đầu dòng trên.

C. 

Cũng có trường hợp đã biết tôi từ trước nên nhắn tin thẳng và không dùng email. Nếu là vậy, nếu cần làm việc cùng nhau tôi cũng sẽ chọn mục B và sao chép đường dẫn đến thư mục rồi gởi qua tin nhắn cho họ.

***

Sử dụng Google Drive không phải là sự bắt buộc. Đây chỉ là gợi mở của tôi. Nếu bên nhận cảm thấy tiện lợi thì có thể cùng chọn. Nếu không thoải mái với Drive hoặc toàn bộ tiến trình liên lạc và làm việc với tôi thì 2 bên có thể cùng trao đổi để tìm ra cách tối ưu.

Lựa chọn của tôi xuất phát từ 2 nét nổi bật trong căn tính. 

Đó là sự riêng tư và thiệt thà. 

Tôi chưa có. Thế nên tôi muốn tôi luyện 2 phẩm chất đó. Thật thà thường chỉ nảy nở trong riêng tư. Riêng tư cũng có nghĩa là bảo vệ thông tin, gìn giữ những gì chỉ có giữa 2 bên. 

Hiện tại tôi chỉ là một cá nhân đơn lẻ, không có đội nhóm. Quỹ thời gian của tôi không nhiều. Khi kết giao tôi cũng chỉ trọng về chất hơn là lượng. Chủ tâm tìm tri kỷ tri âm chứ không cần hàng trăm, hàng ngàn. 

Thế nên tôi đều luôn quý trọng những ai 

tự tìm đến mình, 

có khả năng đọc kỹ những lời tôi viết, 

có sự kiên nhẫn nghe hết những gì tôi dành riêng cho họ. 

Tôi mong rằng với cách thức này hai bên sẽ tự sàng lọc. Tôi hưởng được sự sàng lọc. Và phía đối diện cũng hưởng được sự sàng lọc. Thấy kỳ lạ, ngược trái, thấy không có sự thấu hiểu và tôn trọng thì dừng ngay ở ngưỡng cửa sơ giao. Còn thấy những gì mà hai bên theo đuổi là tương đồng, cứ nhẫn nại đi hết từng bước, có khi sẽ tìm thấy một đồng minh chiến lược suốt cuộc đời.

#Nhiên

10.8.2020

::: ::: ::: Mục Lục ::: ::: :::